Tietosuojaseloste – Sofitum Oy

Päivitetty: 10.12.2025

Tässä selosteessa kerromme, miten Sofitum Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivustollamme sofitum.com sekä tarjotessamme ohjelmistoratkaisujamme.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Sofitum Oy
‍Y-tunnus: 3476030-7
Pitkämäenkatu 13, 20250 Turku
Sähköposti: privacy@sofitum.com
‍
Tietosuojavastaava:
‍Juha Raitanen
juha.raitanen@sofitum.com
+358 40 824 4203

2. Milloin olemme rekisterinpitäjä ja milloin käsittelijä?

Henkilötietojen käsittelijänä:
‍Kun asiakasorganisaatio (esim. vuokrataloyhtiö tai kiinteistönomistaja) käyttää Sofitumin ohjelmistoja, se toimii rekisterinpitäjänä. Tällöin Sofitum toimii henkilötietojen käsittelijänä asiakkaan ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietojen rekisterinpitäjänä: Toimimme rekisterinpitäjänä, kun:

• Kehitämme ja parannamme ohjelmistojamme
• Tarjoamme asiakastukea
• Vastaamme tietoturvasta
• Toteutamme markkinointia ja viestintää

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

• Yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Käyttötiedot: IP-osoite, selaintyyppi, käyttöajankohdat
• Palvelun käytön data: lokitiedot, toiminnot, virheilmoitukset
• Evästeet ja analytiikka: esimerkiksi Google Analyticsin avulla käytettävyyden parantamiseksi

4. Mihin tarkoituksiin tietoja käytetään?

• Palveluiden tekninen toiminta ja ylläpito
• Asiakaspalvelu ja tukitoimet
• Käyttöanalyysi ja palvelun kehittäminen
• Tietoturvan varmistaminen ja väärinkäytösten ehkäisy
• Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarkoituksiin, jotka mahdollistavat asiakkaillemme tuotteidemme käytön ja varmistavat ensiluokkaisen asiakaskokemuksen.
  Näin ollen käsittelemme henkilötietoja erityisesti seuraaviin tarkoituksiin seuraaviin käsittelyperusteisiin perustuen:
  Asiakassuhteen hallinnointi, kuten meidän ja edustamasi organisaation välisen sopimuksen solmiminen, täytäntöönpano ja mahdollinen myöhempi muuttaminen, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen, sekä asiakassuhteeseen liittyvä viestintä, kuten asiakaspalvelun tarjoaminen, asiakassuhteisiin tai tuotteisiimme liittyvien tiedotteiden ja muun sisällön lähettäminen sekä muu olemassa olevien asiakkaiden edustajien pyyntöihin ja tiedusteluihin vastaaminen eri kanavia käyttäen.
  Tämän käsittelyn oikeudellinen perusta on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) harjoittaa liiketoimintaamme sekä suhteesi organisaatioon, jonka kanssa olemme solmineet asiakassuhteen liittyen tuotteidemme käyttöön.
  Asiakastapaamisten dokumentointi sekä keskustelujen pääkohtien ja päätösten kirjaaminen, mukaan lukien suullisten kokouspuheenvuorojen kerääminen, litterointi, tallentaminen, jäsentäminen, jakaminen, anonymisointi ja poistaminen. Käsittelyn oikeudellinen perusta on oikeutettu etumme (GDPR 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), jonka tavoitteena on yhteistyön tehokkuuden, tarkkuuden, saavutettavuuden ja läpinäkyvyyden varmistaminen sekä asiakasviestinnän parantaminen.

5. Oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraavilla oikeusperusteilla:

• Sopimuksen täytäntöönpano tai valmistelu
• Oikeutettu etu (esim. tuotekehitys, tietoturva, asiakasviestintä)
• Suostumus (esim. evästeiden käyttö, uutiskirjeet)

6. Tietojen jakaminen ja siirrot

Sofitum voi jakaa tietojasi:

• Lain velvoittamissa tilanteissa viranomaisille
• Alikäsittelijöille, kuten pilvipalveluntarjoajille – käsittelysopimuksen perusteella

Jos tietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme riittävän tietosuojan EU:n mallilausekkeiden avulla.

7. Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Ellei muuta ilmoiteta, tietoja säilytetään enintään 3 vuotta viimeisestä aktiivisuudesta.

8. Oikeutesi

Sinulla on seuraavat oikeudet:

• Tarkastaa omat tietosi
• Pyytää tietojen korjaamista tai poistamista
• Vastustaa tai rajoittaa käsittelyä
• Siirtää tiedot toiselle palveluntarjoajalle

Pyynnöt voit lähettää osoitteeseen: privacy@sofitum.com
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

9. Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä:

Sofitum Oy
Pitkämäenkatu 13, 20250 Turku
Sähköposti: privacy@sofitum.com

10. Päivitykset

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa.
Voimassa oleva versio on aina saatavilla osoitteessa www.sofitum.com
‍
Viimeisin päivitys: 10.12.2025